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Im modernen Vertrieb kann man schnell den Überblick verlieren, wenn man sich auf Excel-Listen oder Post-its verlässt. Pipedrive CRM ist ein Tool, das speziell für Sales-Teams entwickelt wurde, um den Verkaufsprozess visuell und strukturiert abzubilden. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du Pipedrive von Grund auf einrichtest und deinen Workflow optimierst.
Pipedrive konzentriert sich auf die sogenannte "Pipeline-Ansicht". Dabei geht es nicht nur darum, Daten zu speichern, sondern aktiv voranzutreiben, welche Schritte als Nächstes zu tun sind. Das Ziel ist es, Deals schneller zum Abschluss zu bringen, indem man Aktivitäten wie Anrufe und Meetings konsequent plant.
Die ersten Schritte in Pipedrive
Account Einrichtung und das erste Setup
Die Anmeldung bei Pipedrive ist unkompliziert. Nach der Registrierung wirst du durch einen kurzen Setup-Prozess geführt, bei dem du deine Branche und die Größe deines Teams angeben kannst.
Im ersten Schritt solltest du deine persönlichen Einstellungen anpassen, wie beispielsweise deine Zeitzone und die Währung. Dies ist entscheidend, damit deine Termine korrekt im Kalender erscheinen und deine Umsatzprognosen stimmen.
Die Sales-Pipeline verstehen
Das Herzstück von Pipedrive ist die Pipeline-Ansicht. Sie ist in vertikale Spalten unterteilt, die die verschiedenen Phasen deines Verkaufsprozesses darstellen (z.B. Qualifizierung, Erstkontakt, Verhandlung).
- Visuelle Übersicht: Du siehst auf einen Blick, wie viele Deals sich in welcher Phase befinden.
- Drag-and-Drop: Deals können einfach von einer Phase in die nächste gezogen werden, sobald ein Fortschritt erzielt wurde.
- Fokus auf Aktionen: Kleine Icons zeigen dir sofort an, ob für einen Deal bereits eine Aktivität geplant ist oder ob du im Verzug bist.
Einen neuen Deal erstellen
Ein Deal ist das zentrale Objekt in Pipedrive. Er repräsentiert die Chance auf einen Verkauf. Wenn du einen Deal anlegst, verknüpfst du diesen mit einer Person und einer Organisation (der Firma).
Beim Erstellen eines Deals solltest du den geschätzten Deal-Wert und das voraussichtliche Abschlussdatum angeben. Dies hilft der Software dabei, dir später präzise Berichte über deinen erwarteten Umsatz zu liefern.
Effizientes Arbeiten im Vertriebsalltag
Aktivitäten planen (Calls & Meetings)
Pipedrive folgt der Philosophie, dass Vertrieb ein aktiver Prozess ist. Deshalb ist die Planung von Aktivitäten der wichtigste Teil deiner täglichen Arbeit. Jedes Mal, wenn du einen Deal bearbeitest, solltest du eine Folgeaktivität festlegen.
Egal ob es ein kurzer Anruf (Follow-up), eine E-Mail oder ein persönliches Treffen ist – Pipedrive erinnert dich daran. So verhinderst du, dass potenzielle Kunden durch das Raster fallen und Deals "einschlafen".
Kontakte und Organisationen verwalten
Hinter jedem Deal stehen Menschen. Pipedrive unterscheidet zwischen Personen (deine direkten Ansprechpartner) und Organisationen (die Unternehmen).
- Historie: In der Kontaktansicht siehst du die gesamte Kommunikationshistorie, inklusive E-Mails und Notizen.
- Zentralisierung: Alle Informationen zu einer Firma sind an einem Ort gebündelt, auch wenn du mit verschiedenen Personen dort Kontakt hast.
- Datenqualität: Durch benutzerdefinierte Felder kannst du spezifische Informationen speichern, die für deine Branche wichtig sind.
Deals abschließen und auswerten
Wenn ein Deal das Ende der Pipeline erreicht, wird er entweder als "Gewonnen" oder "Verloren" markiert. Dies ist ein wichtiger Moment für deine Statistik.
Wenn du einen Deal als verloren markierst, bietet Pipedrive die Möglichkeit, einen Grund anzugeben. Diese Daten sind Gold wert, um langfristig deine Verkaufsstrategie zu verbessern und Schwachstellen im Prozess zu identifizieren.
Fazit
Pipedrive ist weit mehr als nur ein digitales Adressbuch. Es ist ein aktiver Assistent, der dir hilft, den Fokus auf die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit zu legen. Wenn du konsequent Aktivitäten planst und deine Pipeline pflegst, wirst du eine deutliche Steigerung deiner Abschlussrate bemerken. Starte klein, definiere deine Phasen klar und lass das System für dich arbeiten.
